tipe dan Bentuk Struktur Organisasi

Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :

1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

a.  Organisasi masih kecil
b. Jumlah karyawan sedikit
c. Spesialisasi kerja masih kecil

Keuntungannya adalah :

• Mudah dimengerti dan dilaksanakan
• Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
• Merupakan jenis organisasi yang stabil
• Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
• Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal

Kerugiannya adalah :

• Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
• Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
• Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
• Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

1. Tipe organisasi Fungsional

Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Keuntungan Tipe ini adalah :

1. Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
2. Ada koordinasi yang baik
3. Memudahkan dalam pengawasan

Kerugian tipe ini adalah :

1. Banyak mengeluarkan biaya tambahan
2. Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
3. Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

1. Tipe organisasi Garis dan Staf

Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.

2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf

Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.

TATA HUBUNGAN ATAU KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia yang menyampaikan ide-ide, gagasan, pendapat dan informasi dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi terdiri dari 5 unsur yaitu :

1. comunicator atau orang yang menyampaikan informasi.
2. comunican atau orang yang menerima informasi
3. message atau pesan / informasi
4. Saluran atau alat/media yang dipakai untuk menyampikan informassi
5. umpan balik

Chanen / Saluran ada tiga ( 3 ) yaitu :

1. Sederhana seperti surat, pengumuman dll.
2. Semi sederhana seperti telepon, televisi dll
3. Canggih seperti Siklus internet

CARA DAN ALAT YANG DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK KOMUNIKASI

1. wawancara
2. rapat kerja
3. konferensi / pertemuan
4. pembicaraan lewat telepon
5. melalui mas media
6. melalui media elektronik
7. surat edaran, papan pengumuman, plakat, laporantahunan, surat
8. siklus internet

KOMUNIKASI KANTOR YANG BERSIFAT KEDALAM

Komunikasi kantor yang bersifat kedalam dapat dibedakan dua macam yaitu :

1. Hubungan tegak / vertikal

Prosed penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinankepada bawahannya atau dari bawahan kepada pimpinan.

2. Hubungan datar / horizontal

Hubungan antara para pejabat atau para bawahan pada tingkat atau jenjang yang sederajat.

6 AZAS YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT LAPORAN TERTULIS DENGAN BAIK.

1. Jelas : yang ditulis secara ringkas dengan bhasa yang baik dan mudah dibaca.

2. ketetapan : Laporan harus tetap memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak boleh menyimpang.

3. Kelengkapan : Laporan sebaiknya harus lengkapdari semua segi yang perlu disampaikan

4. Tepat waktu : Laporan harus disampaikan tepat pada waktu yang ditentukan

5. kemungkinan penyelarasan :Laporan yang baik mengakui timbulnya pandangan-pandangn yang berbeda terhadap permasalahan yang dilaporkan.

6. Minat : laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-perkataan yang tidak berguna. Sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian pembacanya.

HUBUNGAN KELUAR DENGAN MASYARAKAT ATAU

HUMAN RELATION

Pada umumnya hubungan ini dilakukan dengan instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial atau pemakai jasa konsumen dan rakyat secara umum.

PEDOMAN UNTUK MELAKUKAN USAHA-USAHA PUBLIK RELATION.

* Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanan tugas pokok oleh organisasi tersebut

* Rencanakanlah hubungan dengan dengan sebaik baiknya untuk mensukseskan tujuan organisasi tersebut.

* Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan mendapat penghargaan masyarakat.

* Keluhan-keluhan atau komplain dari orang-orang betapapun kecilnya bagi organisasi hendaknya diperhatikan sepenuhnya dan mengusahakan tindakan perbaikan.

* Jika ada saran-saran dari masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaanhendaknya diterima dengan sikap terbuka.

PENATAAN RUANG KANTOR

Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :

1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.

2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Contoh penataan ruang yang buruk

Contoh Penataan kantor yang baik

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK

1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .

3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.

4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
o Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
o Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
o Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
o Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang

:: Functional Organization Structure ::
2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
o Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
o Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
o Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
o Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
o Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
o Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

:: Project/Divisional Organization Structure ::
3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
o Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
 Weak Matrix =§> peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
 Balanced Matrix =§> peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
 Strong Matrix =§> peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

:: Matrix Organization Structure ::



• Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya;
1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya;
1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
• Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya;
1. Pembidangan tugas-tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
3. Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya;
1. Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
2. Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
• Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
1. Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3. Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya;
1. Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
• Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas